토론토에서 작은 사업체를 운영하다 보면 해야 할 일이 생각보다 많습니다. 고객 문의에 답하고, SNS 콘텐츠를 만들고, 이메일을 쓰고, 경쟁업체를 조사하고, 광고 문구와 각종 문서까지 관리해야 합니다. 문제는 대부분의 소규모 사업체가 이런 일을 맡길 별도의 직원을 충분히 두기 어렵다는 것입니다.
이때 AI를 질문에 답하는 도구로만 쓰지 않고 특정 업무를 맡는 AI 직원처럼 활용할 수 있습니다. 마케팅 업무를 맡은 AI에게 매주 콘텐츠 아이디어를 만들게 하고, 리서치 업무를 맡은 AI에게 경쟁업체와 시장 정보를 조사하게 하는 식입니다. 다만 중요한 것은 도구의 숫자가 아니라, 내 사업의 어떤 업무를 AI에게 맡길지 먼저 정하고 그에 맞는 도구를 고르는 것입니다. 이 글에서는 업무별로 활용할 수 있는 대표 도구 7가지를 정리합니다.
ChatGPT: 가장 범용적인 AI 직원
ChatGPT는 소규모 사업체에서 가장 다양한 업무에 쓸 수 있는 범용 AI 도구입니다. 아이디어 만들기, 이메일 작성, 문서 정리, 고객 질문에 대한 답변 초안, 콘텐츠 작성, 자료 분석까지 폭넓게 활용됩니다. 식당을 운영한다면 이번 주 SNS 콘텐츠 아이디어, 새 메뉴 소개 문구, 고객 리뷰 분석, 이메일 뉴스레터 초안, 프로모션 아이디어, 직원 교육자료 작성에 쓸 수 있습니다.
여기서 중요한 것은 "마케팅 문구를 만들어 줘"처럼 단순하게 요청하지 않고, AI에게 역할과 업무 범위를 지정하는 것입니다. "우리 가게의 마케팅 담당자라고 생각하고, 매주 SNS 콘텐츠 아이디어를 준비해 줘"라고 업무를 정의하면 단순한 질문과는 다른 방식으로 활용할 수 있습니다. 즉 ChatGPT를 하나의 도구가 아니라 특정 업무를 맡는 AI 직원의 기반으로 쓰는 것입니다.
Claude: 긴 문서와 글쓰기 업무
Claude는 긴 문서의 정리와 분석, 글쓰기와 편집 업무에 활용할 수 있습니다. 소규모 사업체도 회사 소개자료, 서비스 설명서, 고객 안내문, 회의 내용, 교육자료처럼 다루어야 할 문서가 의외로 많습니다. 긴 자료의 핵심을 정리하거나 기존 문서를 읽기 쉽게 고치는 작업에 도움이 됩니다.
콘텐츠를 많이 만드는 사업체라면 하나의 긴 자료를 여러 형태로 다시 만드는 데도 쓸 수 있습니다. 서비스 소개자료 하나를 바탕으로 블로그 글, 이메일 초안, SNS 게시물 아이디어를 각각 요청하는 식입니다. 그래서 문서와 콘텐츠를 많이 다루는 사업체의 AI 콘텐츠 직원처럼 활용할 수 있습니다.
Canva AI: 디자인 담당
사업을 하다 보면 SNS 게시물, 전단지, 프로모션 이미지, 프레젠테이션, 안내문, 광고 이미지 같은 디자인 업무가 계속 생깁니다. Canva AI는 이런 작업을 돕는 도구로, 디자인 전문가가 아니어도 템플릿과 AI 기능으로 다양한 시각 자료를 만들 수 있습니다. 토론토의 식당이라면 신메뉴 홍보 이미지, 주말 프로모션, Instagram 게시물, 이벤트 안내 이미지, 고객 감사 메시지, 메뉴 소개 자료를 떠올려 볼 수 있습니다.
다만 AI가 만든 디자인을 그대로 쓰기보다 사업체의 브랜드 스타일과 실제 정보를 사람이 확인해야 합니다. 가격, 영업시간, 주소, 전화번호처럼 틀리면 곤란한 정보가 들어가는 콘텐츠는 게시 전에 반드시 점검하세요.
Perplexity: 시장조사와 리서치 담당
사업을 운영하려면 찾아야 할 정보가 많습니다. 경쟁업체가 어떤 서비스를 제공하는지, 시장에 어떤 변화가 있는지, 고객이 어떤 정보를 찾는지를 조사해야 하기 때문입니다. Perplexity는 질문을 입력하면 관련 정보를 조사해 주는 AI 검색 도구로, 시장조사를 시작할 때 활용할 수 있습니다.
"토론토에서 한국 음식점을 찾는 고객들이 중요하게 생각하는 요소는 무엇인가?"나 "토론토의 소규모 치과가 쓸 수 있는 온라인 마케팅 방법을 조사해 줘" 같은 질문을 만들어 볼 수 있습니다. 다만 사업 의사결정에 쓰기 전에는 출처와 최신 여부를 확인하는 과정이 필요합니다. AI에게 리서치를 맡기는 것과 AI의 답변을 무조건 사실로 받아들이는 것은 다른 문제입니다.
Google Gemini: Google 업무와 함께 활용
Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Calendar 같은 Google 서비스를 많이 쓰는 사업체라면 Gemini도 업무에 활용할 수 있는 AI 도구입니다. 이런 환경에서는 AI를 새로운 별도 시스템으로 생각하기보다, 지금 쓰는 업무 환경 안에서 어떻게 활용할지를 생각하면 접근하기 쉽습니다. 이메일 내용을 정리하거나, 문서를 작성하고, 자료를 분석하는 업무가 대표적입니다.
Zapier: AI와 업무를 연결하는 자동화
AI가 글을 쓰는 것만으로는 아직 자동화된 회사라고 하기 어렵습니다. AI가 만든 결과물을 다른 업무 시스템으로 전달하려면 연결 과정이 필요합니다. Zapier 같은 자동화 도구는 여러 애플리케이션 사이의 업무를 이어 주는 역할을 합니다. 예를 들어 아래와 같은 흐름을 만들 수 있습니다.
흐름 2 새 문의 접수 → CRM에 고객 정보 등록 → AI가 고객 유형 분류 → 담당자에게 알림
이처럼 자동화 도구는 AI 직원과 기존 업무 시스템 사이를 이어 주는 업무 전달 시스템 역할을 합니다.
Make: 복잡한 업무 흐름 만들기
Make도 여러 애플리케이션과 업무를 연결하는 자동화 플랫폼입니다. 단순한 연결뿐 아니라 여러 단계로 이어지는 업무 흐름을 구성할 때 쓸 수 있습니다. 콘텐츠 제작을 예로 들면 아래와 같은 흐름을 만들 수 있습니다.
이렇게 각 단계를 연결하면 하나의 업무를 반복해서 실행하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 결국 AI 직원의 핵심은 특정 도구 하나가 아니라 AI, 데이터, 자동화, 사람의 승인을 하나의 업무 흐름으로 엮는 것입니다.
AI 도구 7개를 업무별로 정리하면
도구를 고를 때는 "어떤 AI가 가장 좋은가"보다 "어떤 업무를 해결하려는가"를 먼저 생각하는 것이 좋습니다. 콘텐츠 작성이 많으면 글쓰기 AI가, 디자인이 많으면 디자인 AI가, 시장조사가 많으면 리서치 도구가, 반복 업무가 많으면 자동화 플랫폼이 중요해집니다. 그래서 하나의 회사에서도 여러 도구를 함께 쓸 수 있습니다.
| 도구 | 주요 역할 | 활용 예 |
|---|---|---|
| ChatGPT | 범용 업무·콘텐츠 | 글쓰기, 아이디어, 문서 |
| Claude | 문서·콘텐츠 | 긴 문서 분석, 편집 |
| Canva AI | 디자인 | SNS, 광고, 홍보물 |
| Perplexity | 리서치 | 시장·경쟁사 조사 |
| Gemini | Google 업무·AI | 문서, 자료 분석 |
| Zapier | 업무 자동화 | 앱 연결, 반복 업무 |
| Make | 워크플로 자동화 | 복잡한 AI 업무 흐름 |
도구를 많이 쓰는 것이 중요한 것은 아니다
AI를 처음 접하는 사업주가 흔히 하는 실수는 새로운 도구가 나올 때마다 전부 써 보는 것입니다. 하지만 도구가 많아진다고 업무가 저절로 효율적으로 바뀌지는 않습니다. 오히려 데이터가 여러 곳으로 흩어지고 업무 과정이 복잡해질 수 있습니다.
처음에는 하나의 반복 업무를 골라 보세요. 매주 SNS 콘텐츠를 만드는 데 시간이 많이 든다면 "콘텐츠 아이디어 → 초안 작성 → 디자인 → 검토 → 게시"라는 하나의 흐름을 먼저 만들고, 그 안에서 어떤 부분을 AI에게 맡길 수 있는지 하나씩 나눠 보는 것입니다.
도구를 고르기 전에 던질 다섯 가지 질문
☑ 업무 결과물의 형태가 비교적 분명한가
☑ 필요한 입력자료를 AI에게 제공할 수 있는가
☑ AI가 만든 결과를 사람이 검토할 수 있는가
☑ 문제가 생겼을 때 사람이 최종적으로 개입할 수 있는가
이 질문에 답하며 업무를 분석하면, 단순히 AI 도구를 구입하는 단계에서 벗어나 AI 직원을 설계하는 단계로 넘어갈 수 있습니다. 고객 정보를 AI 도구에 입력할 때는 개인정보 취급에도 주의가 필요합니다. 이 부분은 13편 AI 개인정보 보호에서 자세히 다룹니다.
자주 묻는 질문
Q. AI 도구를 7개 모두 사용해야 하나요?
A. 그렇지 않습니다. 이 글의 7개 도구는 업무에 따라 고를 수 있는 예시입니다. 처음에는 하나의 반복 업무를 정하고, 그 업무에 필요한 도구부터 쓰는 것이 현실적입니다.
Q. 무료 AI 도구만으로도 시작할 수 있나요?
A. 일부 도구는 무료 또는 제한적인 무료 기능을 제공합니다. 다만 무료와 유료 기능은 서비스와 시점에 따라 달라질 수 있으므로, 사용 전에 각 서비스의 현재 요금과 기능을 확인하세요.
Q. AI가 만든 내용을 그대로 고객에게 보내도 되나요?
A. 업무에 따라 다릅니다. 고객에게 전달되는 중요한 정보나 가격, 계약, 법률, 금융, 개인정보와 관련된 내용은 사람이 최종 검토하는 절차를 두는 것이 안전합니다. 이 글은 일반적인 정보이며 전문적인 자문이 아닙니다.
Q. AI 도구를 많이 쓰면 AI 직원이 되는 건가요?
A. 반드시 그렇지는 않습니다. AI 직원이라는 개념에서는 도구 자체보다 역할, 업무 범위, 입력자료, 출력물, 업무 흐름, 사람의 승인 구조를 정의하는 것이 중요합니다.
핵심 정리
- 도구 이름보다 먼저 "어떤 업무를 AI에게 맡길 것인가"를 정해야 합니다.
- 글쓰기와 문서는 ChatGPT와 Claude, 디자인은 Canva AI, 리서치는 Perplexity, Google 업무는 Gemini, 연결과 자동화는 Zapier·Make가 대표적인 선택지입니다.
- AI가 만든 가격·영업시간·출처 같은 정보는 사람이 확인해야 합니다.
- 처음에는 하나의 반복 업무와 필요한 도구 한두 개로 시작하세요.
- AI 직원의 핵심은 AI, 데이터, 자동화, 사람의 승인을 하나의 업무 흐름으로 만드는 것입니다.
소규모 사업체에게 AI의 가장 큰 의미는 새 프로그램을 하나 더 쓰는 것이 아닙니다. 반복되는 업무를 찾아내고, 그중 AI가 처리할 수 있는 부분을 분리하고, 알맞은 도구를 연결한 다음, 마지막에는 사람이 검토하고 결정하는 구조를 만드는 일입니다.
다음 글에서는 한 단계 더 나아가, AI에게 우리 회사를 어떻게 가르칠 것인지, 즉 회사의 업무 방식과 정보를 AI 직원에게 전달하는 방법을 알아봅니다. 6편 AI에게 우리 회사를 가르치는 방법